Scientific Support Job Offer

Referent:in für strategische Gremienarbeit in der Abteilung Strategic Initiatives im Bereich Planning and Coordination (m/w/d)

Saarbrücken, Germany

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Als Referent:in für strategische Gremienarbeit steht die organisatorische sowie strategische Bearbeitung von Gremiensitzungen im Vordergrund. Der/Die Stelleninhaber:in begleitet und organisiert Gremiensitzungen, erstellt Sitzungsunterlagen, Protokolle, Beschlussvorlagen sowie weitere relevante Dokumente. Neben der administrativen Bearbeitung der Gremientermine ist insbesondere die inhaltliche, strategische Gremienarbeit von zentraler Bedeutung. Das kontinuierliche Monitoring aktueller strategischer Themen und Prozesse innerhalb sowie außerhalb des Zentrums sowie die Aufbereitung strategisch-relevanter Themen sind Grundvoraussetzung für die Beratung der Geschäftsführung und die sachgemäße Beantwortung interner wie externe Fragestellungen im Rahmen der Gremienstrukturen.

Zentrale Aufgaben:

Vor- und Nachbereitung sowie Beschlusskontrolle von allen Gremiensitzungen, an denen die CISPA-Geschäftsführung vertreten ist (z.B. Aufsichtsratssitzung, Helmholtz-Sitzungen, etc.)
Unterstützung des Zentrums im Bereich Gremienmanagement
Erstellung von Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen
Protokollierung von Gremiensitzungen (z.B. Vorstands und Geschäftsleitungssitzungen, Mitglieder- und Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsrat sowie weiterer Gremienveranstaltungen, etc.)
Sicherstellung juristischer Aspekte (unter Rückgriff auf die Rechtsabteilung, wenn nötig) bei der Organisation von Gremiensitzungen, Durchführung/Begleitung von Beschlussverfahren
Mitwirkung bei der internen und externen Kommunikation von Gremienbeschlüssen sowie bei der Organisation von Gremiensitzungen
Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen im Bereich der Gremienarbeit, insbesondere von Zuwendungsgebern und Gesellschaftern
Kontinuierliches Monitoring aktueller Themen und Prozesse innerhalb der verschiedenen Gremien, Aufbereitung strategisch-relevanter Gremieninhalte unter Berücksichtigung der Ziele und Strategie des Zentrums
Insbesondere Bearbeitung von zentralen Helmholtz-Angelegenheiten vor dem Hintergrund eines Gremientermins
Beratung in strategischen Fragestellungen und die interne Koordination von Helmholtz relevanten Prozessen
Ableitung von Handlungsempfehlungen und strategischen Empfehlungen sowie Briefing-Unterlagen für die gesamte Geschäftsführung
Sicherstellung des Informationsflusses zu den relevanten Akteuren
Bearbeitung von Projektaufgaben mit Gremienbezug

Ihr Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossenes wissenschaftliches Hoch-schulstudium, idealerweise mit juristischen Bestandteilen
Mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Positionen
Erfahrung im Wissenschaftsmanagement von großem Vorteil
Ausgeprägtes, strategisches Denkvermögen
Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten mit diplomatischem Geschick
Ausgeprägtes Maß an Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit
Ausgeprägte Motivation und hohe Flexibilität
Unabhängige, strukturierte und analytische Arbeitsweise
Teamgeist, Organisationstalent und Eigeninitiative
Fließende Deutsch-und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Routinierter Umgang mit MS-Office-Programmen

Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt..

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über dieses Portal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Anita Chatterjee per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

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