Scientific Support Job Offer

 Saarbrücken, Germany

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Wir suchen für einen neu zu bildenden Assistenzpool mehrere Assistenzkräfte (insg. 1,5 Vollzeitäquivalente) zur Unterstützung des Chief of Staff sowie der Bereiche "Corporate Communications" und "Planning and Coordination". Wir stellen sicher, dass Aufgaben und Strukturen für alle Beteiligten klar formuliert sind. Als (Fremdsprachen-)Assistenz sind Sie für den reibungslosen Ablauf der Büroorganisation verantwortlich. Damit Sie in unserer international ausgerichteten Fortschungsorganisation optimal wirken können, ist es für Sie selbstverständlich mit internen und externen Gesprächspartner:innen auf Deutsch oder Englisch kommunizieren zu können. Sie sind geübt in der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisen und haben Spaß daran bei Veranstaltungen in Projektteams mitzuarbeiten. Wir suchen Kolleg:innen, denen die Arbeit im Team wichtig ist, die auch in anspruchsvollen Zeiten einen kühlen Kopf bewahren und ihre Arbeit mit Eigeninitative und Verantwortungsbewusstsein gestalten möchten. 

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet Erstellen und Bearbeiten von E-Mails, Briefen, Protokollen, Berichten und anderen Schriftstücken in Deutsch und Englisch Führen der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen in Deutsch und Englisch Übersetzen von schriftlichen Unterlagen wie Berichten, Korrespondenzen und Dokumentationen ins Englische Organisation des Postfaches des Chief of Staff und ggf. der Bereichsleitungen "Corporate Communications" und "Planning and Coordination" Terminmanagement und Organisation: Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen Reiseorganisation: Planung, Vorbereitung und ggf. Buchung von Dienstreisen. Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen Vorbereitung und Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen in digitaler Form und in Präsenz Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen und anderen Arbeitsmaterialien i.d.R. in englischer Sprache Verwaltungstätigkeiten: Unterstützung bei allen anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben Bearbeitung von Beschaffungs- und Bestellvorgängen Koordination der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Stellen Erstellen und Auswerten von Statistiken und Berichten und Unterstützung beim Finanzcontrolling Unterstützung bei der operativen Umsetzung von zentrumsweiten Events, Veranstaltungen der Bereiche Corporate Communications und Planning and Coordination sowie des Chief of Staff/der wissenschaftlichen Geschäftsführung Übernahme operativer Aufgaben in Abstimmung mit den Event-Leads und der Fachabteilung Events wie z.B. Versenden von Einladungen und Bestätigungen, Buchung von Räumlichkeiten, Unterkünften und Transportmitteln, Empfang und Betreuung der Gäste vor Ort Betreuung von Gästen während den Veranstaltungen und Ansprechperson für Teilnehmende und Dienstleistende sein Unterstützung der Nachbereitung von Veranstaltungen wie z.B. Organisation der Nachbereitung und Auswertung der Veranstaltung oder Erstellung und Versendung von Dankesschreiben und Umfragen

Ihr Anforderungsprofil Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachensekretär:in, Europasekretär:in oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt auf Fremdsprachen Gewünscht ist relevante Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise in einem internationalen Umfeld und/oder in einer Wissenschaftsorganisation Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Lust darauf, sich neuen Herausforderungen zu stellen Ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten Umfangreiche Erfahrung im Terminmanagement und in der Planung von Veranstaltungen und Reisen Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit. Fähigkeit zur professionellen und höflichen Kommunikation; auch in stressigen Situationen Sensibilität und Verständnis für interkulturelle Unterschiede und internationale Zusammenarbeit. Fähigkeit, Aufgaben selbstständig und proaktiv zu bearbeiten Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem Team Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in wechselnden Arbeitssituationen Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen und Dokumenten

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E8
• Es handelt sich um unbefristete Beschäftigungsverhältnisse
• Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich 
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen 
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über dieses Portal ein. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, ob Sie die Position in Voll- oder Teilzeit antreten möchten und benennen ggf. den konkreten Umfang. 

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Christian Dristram per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

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