Scientific Support Job Offer

Assistenz der Bereichsleitung Infrastruktur und IT (m/w/d)

ST. INGBERT, Germany

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Für den Bereich "Infrastruktur" suchen wir eine Assistenz der Bereichsleitung Infrastruktur und IT (m/w/d). Die Position ist hauptsächlich auf Bereichsebene angesiedelt, unterstützt jedoch auch die Abteilung "Technische Dienste und IT".

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Kommunikationsschnittstelle zwischen der Bereichsleitung, Fachabteilungen und externen Partnern
Planung, Koordination und Überwachung von projektbezogenen Meetings sowie von persönlichen Terminen der Bereichsleitung
Recherche und Aufbereitung von Informationen für aktuelle Themen und Projekte
Proaktive Sicherstellung des Informationsflusses
Annahme und Weiterleitung von Anfragen, Telefonaten und E-Mails
Unterstützung im Projektmanagement und Koordination von benötigten Ressourcen
Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
Erstellung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten
Koordination von Lieferanten, Dienstleistern sowie externen Partnern
Administrative Unterstützung bei personalbezogenen Themen
Planung von Geschäftsreisen, Erstellung von Dienstreiseanträgen und Abrechnungen
Budget- und Rechnungskontrolle sowie allgemeine organisatorische Aufgaben

Ihr Anforderungsprofil

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder gleichwertig
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude an interkultureller Zusammenarbeit
Dienstleistungsorientierung sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
Ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
Routinierter Umgang mit Kollaborationswerkzeugen und MS Office
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Führerschein der Klasse B (PKW)

Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Es handelt sich um eine unbefristete Anstellung. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über dieses Portal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team. Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Dirk Lütke-Hüttmann per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

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