Scientific Support Job Offer

 Saarbrücken (ab 09/24 St. Ingbert), Deutschland

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet Sie organisieren alles Nötige, um eine Vielzahl von Prozessen (rund um alle Mitarbeitenden der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle, die Abteilungsleitung sowie interdisziplinär Beteiligte) in Wirkung zu bringen, zu pflegen und entsprechend zu koordinieren. Selbständige und eigenverantwortliche Umsetzung der einschlägigen Berichtswesen in der Abteilung. Insbesondere selbständige Erstellung von komplexen Zahlen, Daten, Fakten für die Abteilungsleitung, selbständige Erstellung von Quartals- und Jahresabschlussberichten Selbständige Erledigung von anfallenden Prozessänderungen Eigenverantwortliche Beantwortung von Anfragen rund um die Vielzahl der Prozesse innerhalb der Abteilung Fachspezifische Büroorganisation (u.a. fachspezifische Vor- und Nachbereitung von Terminen), Prozessdokumentationen mit expliziter vergaberechtlicher Ausprägung. Organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen Pflege sämtlicher Datenschnittstellen zu Drittsystemen (VMS, CMS, SAP, OTRS, Veenion als dezentrale Einkaufsplattform, XSuite zur Rechnungsfreigabe etc.) Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften

Ihr Anforderungsprofil Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung Kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit Prozessuales Denken und die Fähigkeit, zu antizipieren Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet .
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E 8
• Die Stelle wird unbefristet vergeben
• Home-Office-Möglichkeit besteht
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen 
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über dieses Portal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Application Management Team.
Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

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